出纳员一个不容忽视的岗位

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 任何一个企业，哪怕规模很小，有一个岗位是必须设置的，这个岗位就是出纳。提起出纳员，不少人都会认为不就是管钱收支的么，但问题并不那么简单，出纳员的业务素质和职业道德、出纳员的岗位设置、出纳员岗位与其他会计岗位监督制约关系的建立，都对企业财产安全至关重要。

帐帐核对，发现舞弊

二十几年之前，笔者在黑龙江的一所学校财会专业初学会时，被安排到林场实习，曾经亲身经历了一件令难忘的事情，林场财务室新招进一名年轻的女职工担任出纳员工作。当的财务会计人员从学校科班毕业的很少，很多都是采用师傅带徒弟的方式进行培养。
一个月末当管会计将所有的帐目结清以后，与出纳员的现金日记帐进核对，发现出纳员的现金日记帐比现金总分类帐少300元，但是出纳员的现金日记帐与库存实有现金一致。主管会计首先对原始凭证、记帐凭证以及帐薄记录进行了仔细的核对，发现自己的记录准确无误，随后检查出纳员的现金日记帐，将现金日记帐的记录与现金付款凭证逐一进行核对，发现出纳员将一笔零星销售收入300元现金漏记现金日记账，主管会计立即责问出纳员，帐薄记收入300元，但是库存应该多出300元现金，为什么库存现金的实有数会和你的现金日记帐余额相一致，而没有多出来？这位年轻的女出纳员当即泪流满面地说我把多出来的现金拿回家去了。事后组织上给这位女青年以记过处分，并撤消其出纳员职务。

岗位制约失衡，企业财产受损

山海电子公司是本市的一家小企业，为了提高工作效率和节约人员开支，财务室只有主管会计和出纳员二人，其中出纳员是一位刚从某中专财会专业毕业不久的学生。在分工上，出纳员负责现金日记帐、银行存款日记帐、应收帐款明细帐和应付款明细帐登记工作。之所以进行这样的分工，据单位负责人讲，是考虑到企业银行存款的增加主要是商品销售收入，而该业的销售又是以赊销为主，银行存款的增加就是应收帐款的回收。基于同样的道理，银行存款的减少主要是采购原料款的支付，在以赊购为主要形式的情况下，银行存款的减少就是应付帐款的减少。为了减少核算上凭证的传递环节，提工作效率，就让出纳员既登记银行存款日记帐又登记应收帐款和应付帐款明细帐的工作。
问题恰恰就是出在单位负责人的这种错误认识上，这位出纳员利用既管银行存款日记帐又管债权债务明细帐的便利条件，对企业支付的购料款和收到客户归还的销货款以种种手段大肆贪污。由于应收、应付和银行存款均由此出纳员一人管理，所以在很长一段时间，居然无人发现出纳员的这种行为。
一个很偶然的机会，终于使出纳员的贪污行为东窗事发。与该单位负责人比较熟悉的一位客户在与该单位成交了一笔业务以后，很长时间未收到货款，该客户就打电话请求该位负责人关心一下付款之事，该单位负责人找到出纳员，要求出纳员查找这笔业务的付款情况。做了亏心事的人就怕有个风吹草动，出纳员接到了领导的指令以后打了个冷战，领导突然叫他查找这笔帐目，他马上联想到不是领导对他的所作所为已有所察觉。这笔钱早已被他以归还该单位货款的名义进了自己的腰包。在做了一番搪塞以后，要求等明天给予查找结果。晚上回家，这位出纳员想越不对头，越想越害怕，他想与其坐以待毙，不如三十六计走为上计。第二天就匆匆忙忙出走了。这下单位发生了怀疑，后来单位组织有关人员对出纳员的银行存款帐，应收、应付帐进行了全面清理，发现该出纳员共贪污165000元左右的款项。
诊断
一、人的素质是关键

出纳员可以是会计岗位中最基本的岗位之一，但是出纳员的位低责不低，企业所有款项进出、现金收付都得经过出纳员之手，因此人们也把出纳员称之为“过路财神爷”。也正因为出纳员是“过路财神爷”，所以这一岗位必须选择道品质好，见钱不眼开人的担任，在位期间做到“常在河边走就是不湿鞋”。财政部布的《内部会计控制规范——货币资金（试行）》七条规定：“单位办理货币资金业务，应当配备合格的人员，并根据单位具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平”上述案例中，单位任用纳员时没有把好思想素质审查这一关，用人失查，导致企业财产受损失。

二、财务知识不可少

出纳员必须由具有财会专门知识、持有会计从业资格证书的人担任只有这样，他才会清醒认识到会计核算所涉及的数据与数据之间存在一种内在的勾稽关系，这种勾稽关系是会计算内部监督制约机制的重要组成部分之一。明白了这一点的出纳员会自主地将自己的行为约束在业务规范范围之内，不敢存有贪之心。在上述第一个案例中，如果林场的那位年轻女出纳明白基本的会计处理程序，明白钱是不会无缘无故多出来的道理，明白现金日记帐最终要和会计的总分类帐核对相符的道理，即使她有贪婪之心，想把多出来的钱据为己有，她也绝对不敢擅自将多出来的钱款回家去。她如果明白这些基本的道理，在钱多出来的当时，就会向主管会计汇报，进行帐目核对以寻找钱款多出来的原因，那么也就避免了她的犯罪。目前很多中小企业任用了没有会计从业资格证书的人员在从事财务会计、出纳工作，这实际上不仅是对企业不负责，而且也是对被任用的财务会人员不负责任。

三、内部控制要把关

企业内部必须建立关的内部控制制度对不相容的的岗位应当相互分离、相互制约和相互约束。在上述的第二个案例中，银行存款日记帐的登记和债权债务帐户的登记是两个不相容岗位，应当分别由不同的人担任，以便建立起内部的监督控制制度。对此，我国各种法规和制度都有明确的规定：
A、《会计法》第二十七条规定：“各单应当建立、健全本单位内部会计监制度。单位内部会计监督制度应当符合下列要求：记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离，相互制约；……”
B、第三十七条规定：“会计机构内部应当建稽核制度。出纳人员不得兼任稽、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”
C、《内部会计控制规范——货币资金（试行）》第六条规定：“单位应当建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。出纳人员不得兼任核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。
有关法律和制度之所以对出纳员的岗位进行如此细致的规定，就是为了建立岗位之间的制约监督制度，确保企业财产的安全。存款帐户和债权债务帐户经常要发生钱款的相互划帐。出纳员既管存款的收支，又管理债权债务的往来登记，造成钱款收支和债权债务帐户之间失去了制约，出纳员很容易利用手中权利营私舞弊。

四、岗位分工应明确

上述第二个案例中，企业片面强调减少凭证流转环节而将不相容的银行存款登记和债权债务的登记交给出员一人担任，这在事实上使得同岗位之间、不同的经济业务环节之间失去了相互制约和相互监督的机制，为出纳员的贪污公款创造了条件。如果企业将银行存款的登记和债权债务的登记分别设置成二岗位，任何一笔款项的收入和款项的支付都必须经过二个人之手，在这二个岗位之间形成一种相监督、相互制约的机制，出纳就不可能肆无忌惮地进行贪污了。多一层监督，少一分舞弊的可能，每个企业都应当重视这个道理。
目前在不少中小企业中，不仅出纳和债权债务的岗位不分，甚至干脆会计和出纳就是由一个人担任，出纳兼会计或者会计兼出纳，这样虽然节省了人员开支，但是对企业财产安全的威胁更大。试设想一下，如果上述第一个案例中，林场的主管会计和出纳员由一人担任，出纳员擅自将300元拿回家的贪污行为还被发现？而且，从实际支出的成本来看，是财产流失的损失大，还是人员开支成本大，我想，每个经营者都应该算得过来这笔账的吧?